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新世界分享大型会议策划需要做好的七项准备

作者: 编辑: 来源: 发布日期: 2017.12.31
信息摘要:
传统会议分为会议策划和会务服务两部分。会议侧重于策划,而会务更侧重于服务。新世界小编认为在做大型会议策划时一定会做好的以下七项准备。

传统会议分为会议策划和会务服务两部分。会议侧重于策划,而会务更侧重于服务。新世界小编认为在做大型会议策划时一定会做好的以下七项准备:

大型会议策划

一、会务组

1、提前确定会务组房间号,并通知参会来宾。

2、会务组门牌明显标识,便于来宾寻找。

3、建立酒店与会议团队的沟通桥梁。

4、24小时值班制,解决参会来宾各类疑难问题。

5、开通网线便于与外界联络。

6、安排必要办公设备办公软件及办公用品,方便来宾使用。

二、数据统计

1、确定标准服务用语,提供优质服务。

2、根据客户提供来宾名单,准确了解来宾会务信息。

3、根据临行更改信息,及时调整相关数据。

4、准确安排接机、接站、住宿、用餐、VIP陪同及参会工作。

三、交通服务

1、按照数据统计时间,准确接送来宾。

2、根据来宾数量,合理安排车辆。

3、车辆张贴明显标识,便于来宾寻找。

4、途中安排矿泉水及当天报纸,提供贴心服务。

5、安排值班车辆,处理应急事件。

6、大型客车配备服务人员及各类设施,设施包括:音乐及DVD光盘、垃圾袋等。

四、住宿安排

1、重要来宾房间提前查房,设施包括:卫生、温度、气味、网络、电视、冰箱、淋浴、马桶。

2、服务包括:欢迎卡、会议资料、鲜花、水果、报纸及特殊需求。

3、协助酒店办理来宾入住登记及退房手续。

4、每日根据日程安排,确定标准语言,通知酒店总机叫早。

五、会议安排

1、根据具体会议流程安排好会议的时间地点。

2、提前检查好会场布置情况,会场灯光和会议设备情况。

六、餐饮安排

1、根据流程安排之路水牌方便客户寻找用餐地点。

2、提前检查各餐及茶歇准备状况,确保按时开餐。

七、医疗保障

1、配备医疗人员,解决突发事件。

2、提前购买常备药品,种类包括:感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。

3、基本设备包括:体温表、听诊器、手电筒、棉签等。

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