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【新世界国际会展】大型行业高峰论坛会议活动策划与执行

作者: 编辑: 来源: 发布日期: 2019.07.03
信息摘要:
会议活动种类多种多样,其中行业高峰论坛是执行难度较大的一类,对于行业高峰论坛,收费还是免费以及主办方的背景,举办峰会的目的是什么等都至关重要…

大型行业高峰论坛会议活动策划与执行:会议活动种类多种多样,其中行业高峰论坛是执行难度较大的一类,对于行业高峰论坛,收费还是免费以及主办方的背景,举办峰会的目的是什么等都至关重要。而且嘉宾邀请、与会人员落实这块投入的时间和精力也是非常大的。现在我们就来了解一下大型行业高峰论坛一般都是如何策划执行的。

一、高峰论坛策划思路和流程

1)出发点和论坛目的决定路径与最终结果。

2)准备工作是一项系统的工程,需要各环节的密切配合。

二、高峰论坛策划与执行

1、策划包装:

策划的重点是主题确定与嘉宾的邀请,有规模的峰会其实各行各业里都有很多,为什么很多业内人还是不屑于参与呢?因为,仅有光鲜的外表,但缺乏内涵。我们要明白客户最根本的诉求。客户参与行业峰会,诉求无非两点:社交+学习。

在这里,策划的要求就是“要比行业的人更看得清未来的方向”,这意味着策划要在众多企业与嘉宾中“选择对的方向”,当然,我们不必强求100%的对,也永远不可能,但策划始终要有自己的见解和态度,也不必满足所有人的诉求。

策划在这块工作流程大致是:

调研行业热点话题

洞察行业趋势

搜集潜在的嘉宾信息

联系嘉宾

沟通话题

跟踪行程

现场嘉宾服务

会后服务与会后总结

三、高峰论坛营销

关于高峰论坛“产品”的定义,大部分的人可能会理解为“演讲内容+演讲嘉宾”,品牌方的参与决定了一个产品真正影响的群体,并且也决定了“非品牌方”参与的积极性,也是非品牌方愿意赞助一个产品的最根本的因素,因为没有人愿意赞助一个全部都是自己竞争对手峰会,或者都是供应商参与的行业峰会。

那么,基于以上,营销的工作职责和流程大致是:

收集品牌方全球、国内百强客户信息

电话、邮件、微信等各种方式邀请客户参加峰会

赞助商邀请(注意,强烈建议在邀请品牌方之后执行)

售后跟进

现场服务

四、媒体公关

如果企业在发展阶段,确实作用并不明确,因为,没有成熟产品出来、没有用户、没有公关,谈不上营销。但是与媒体合作部的作用在于长期的影响力,对于项目的培育而言,是非常值得的投入。

而与媒体联动的作用是非常潜移默化,基本上短期内看不出效果。但媒体的价值在于帮助企业把演讲的内容转化成文字、视频、图片传播出去,让价值得以流传,影响到成千上万个人。一场大型企业峰会,它是有主流企业的高层参与,那么,大部分的分享是非常有价值、起到风向标作用的内容,也是对行业的人非常有吸引力的。

五、后勤服务

后勤服务主要的职责是保障峰会能够顺利的举行,对现场嘉宾的体验负责。可以理解为策划的延伸,确保策划的项目能够最终落地。为确保有效的执行好高峰论坛工作,我们也需要将工作分解为几个模块,并且,每个模块都应系统化、专业化的执行。下面是我们一些重点的举例:

1. 客户信息管理:嘉宾信息登记、通知与签到;

2. 供应商管理:负责供应商的洽谈,负责供应商的对接与管理。供应商主要包含:酒店、搭建、同传、录音、速记、摄影、印刷等。

3. 物料管理:准备峰会相关物料,会前、会中、会后的物料管理;

4. 赞助商服务:赞助商权益的跟踪与落实;

5. 峰会现场管理与执行:组织布置峰会室,并确定各项设备、物料、人员的到位情况;

6. 人员管理:合理的组织安排会场工作人员,对会场人员进行管理培训。

六、物料设计

高峰论坛现场的大部分物料是需要经过设计的。包括大会的背景版、签到台、播放的PPT背景、所有现场露出的物料。设计做得好,非常容易提升高峰论坛的档次。目前大部分的行业峰会设计都非常粗糙,或者说是没有“设计感”,设计应兼顾实用、体验和美观,在原则上,实用>体验>美观。这样做的好处是,让设计融入为峰会的产品,并且有温度。

高峰论坛现场:

财经风云会2-800

深圳会议活动策划公司-新世界国际会展

财经风云会6-800

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